Molte aziende si impegnano a proteggere le strutture dell'azienda 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana. A tal fine, impiegano guardie il cui compito è di eseguire pattuglie periodiche della struttura per rilevare attività sospette e scorrette.
Le pattuglie devono essere condotte secondo procedure stabilite. Il percorso della pattuglia deve contenere tutti i punti importanti della struttura. A seconda delle dimensioni della struttura, possono esistere numerosi percorsi, e ciascuno può riguardare un'area diversa. Le pattuglie devono essere eseguite almeno diverse volte durante il turno di lavoro.
Le guardie lavorano spesso da sole senza supervisione. La mancanza di controllo può indurre le guardie a rimanere nelle loro posizioni e saltare le pattuglie. Può anche succedere che alcune parti del percorso, in particolare quelle a cui l'accesso è difficile, siano saltate dalle guardie.
Il sistema di registrazione delle guardie aiuta a risolvere i problemi di cui sopra. In generale, il sistema consente di controllare il lavoro delle guardie e di forzare il pattugliamento in conformità al programma e al percorso pianificato. Se le guardie sanno che il loro lavoro viene registrato, seguono il programma ed eseguono le pattuglie in modo corretto. Il sistema garantisce la registrazione di tutte le attività pattuglia, pertanto tutte le attività che discostano dalle procedure stabilite possono essere rapidamente identificate. Gli eventi registrati possono anche essere utilizzati per indagare gli incidenti emergenti e come prove di esecuzione delle pattuglie per compagnie assicurative e agenzie di regolamentazione.
Il software ActiveView, assieme ai dispositivi che collaborano con esso, è un esempio di sistema elettronico di registrazione del lavoro delle guardie.
I sistemi elettronici di registrazione del lavoro delle guardie si basano sull'uso dei dispositivi di raccolta dati (Active Guard o Active Track), utilizzati dalle guardie durante le pattuglie. Di solito si tratta di piccoli dispositivi portatili con alcuni pulsanti.
Il percorso della pattuglia è composto da punti di controllo. In questi punti sono situati i tag che possono essere letti tramite il dispositivo. Durante la pattuglia la guardia visita ciascun punto di controllo e scansiona il tag. Le informazioni sulla visita presso il punto di controllo e sul tempo vengono spedite automaticamente al sistema. Grazie a questo il datore di lavoro è sicuro che la guardia si è trovata nel luogo stabilito al tempo giusto. La guardia può anche inviare notifiche di varie irregolarità osservate durante la pattuglia.